Trong mọi hợp đồng mua bán quốc tế, có một câu hỏi tưởng đơn giản nhưng lại là gốc rễ của rất nhiều tranh chấp: ai chịu chi phí và ai gánh rủi ro cho hàng hóa ở từng chặng đường? Câu trả lời nằm ở các điều kiện thương mại quốc tế, thường gọi tắt là Incoterms. Bộ quy tắc này do Phòng Thương mại Quốc tế ban hành và phiên bản Incoterms 2020 hiện đang được sử dụng phổ biến. Hiểu và chọn đúng điều kiện Incoterms giúp doanh nghiệp phân định trách nhiệm rõ ràng, tính giá chính xác và tránh những cuộc tranh cãi tốn kém khi có sự cố xảy ra.
Incoterms là gì và vì sao lại quan trọng
Incoterms là tập hợp các điều kiện chuẩn hóa quy định nghĩa vụ của người bán và người mua trong giao dịch hàng hóa. Mỗi điều kiện được viết tắt bằng ba chữ cái, xác định rõ ai lo việc vận chuyển, ai mua bảo hiểm, ai làm thủ tục thông quan và quan trọng nhất là rủi ro chuyển từ người bán sang người mua tại thời điểm nào. Nhờ được chuẩn hóa quốc tế, hai bên ở hai quốc gia khác nhau chỉ cần dẫn chiếu đúng điều kiện là đã hiểu chung về phân chia trách nhiệm, không cần diễn giải dài dòng và dễ hiểu nhầm.
Tầm quan trọng của Incoterms thể hiện rõ nhất khi có sự cố. Giả sử một container hàng bị hư hại do sóng lớn giữa đại dương. Nếu hợp đồng dùng điều kiện mà rủi ro đã chuyển cho người mua từ khi hàng lên tàu, thì người mua phải gánh tổn thất và tự đòi bảo hiểm. Nếu dùng điều kiện khác, trách nhiệm lại thuộc về người bán. Chỉ một lựa chọn khác nhau đã quyết định ai mất tiền, vì vậy không thể xem nhẹ khâu này.
Điểm chuyển giao rủi ro là trái tim của mọi điều kiện
Nhiều người nhầm lẫn giữa điểm chuyển chi phí và điểm chuyển rủi ro, nhưng đây là hai khái niệm khác nhau. Chi phí là ai trả tiền cho từng công đoạn, còn rủi ro là ai chịu tổn thất nếu hàng mất mát hay hư hỏng. Có những điều kiện mà người bán trả cước tới tận cảng đích nhưng rủi ro lại đã chuyển cho người mua từ cảng đi. Nếu không nắm rõ điều này, người mua có thể chủ quan không mua bảo hiểm cho chặng mình đang gánh rủi ro và phải chịu thiệt khi xảy ra sự cố.
Vì vậy, khi đọc bất kỳ điều kiện Incoterms nào, câu hỏi đầu tiên cần đặt ra luôn là: rủi ro chuyển giao tại điểm nào? Xác định được điểm này, doanh nghiệp sẽ biết mình cần mua bảo hiểm cho chặng nào và chuẩn bị phương án ứng phó ra sao.
Các nhóm điều kiện và cách phân biệt
Incoterms 2020 gồm mười một điều kiện, có thể chia theo phương thức vận tải để dễ nhớ.
- Nhóm áp dụng cho mọi phương thức vận tải bao gồm các điều kiện như giao tại xưởng, giao cho người chuyên chở, cước phí trả tới, cước và bảo hiểm trả tới, giao tại nơi đến và giao đã nộp thuế.
- Nhóm chỉ dùng cho vận tải đường biển và đường thủy nội địa gồm các điều kiện giao dọc mạn tàu, giao lên tàu, tiền hàng cùng cước phí, và tiền hàng cước phí cùng bảo hiểm.
Một sai lầm phổ biến là dùng điều kiện dành cho đường biển để áp cho hàng đi bằng container qua nhiều chặng hoặc đi đường hàng không. Với hàng container, thời điểm rủi ro thực tế thường là khi giao cho người chuyên chở tại bãi chứ không phải khi hàng qua lan can tàu, nên các điều kiện của nhóm vận tải đa phương thức thường phù hợp hơn và an toàn hơn cho cả hai bên.
Những điều kiện dễ bị chọn sai
Hai điều kiện nằm ở hai thái cực thường bị lạm dụng. Điều kiện giao tại xưởng đặt gần như toàn bộ trách nhiệm lên vai người mua, kể cả việc làm thủ tục xuất khẩu tại nước người bán, điều mà người mua nước ngoài rất khó thực hiện. Ngược lại, điều kiện giao đã nộp thuế lại buộc người bán lo trọn gói tới tận kho người mua, bao gồm cả thuế nhập khẩu tại nước ngoài, tạo gánh nặng và rủi ro lớn nếu người bán không am hiểu luật nước sở tại.
Người mới tham gia xuất nhập khẩu thường chọn các điều kiện quen thuộc theo thói quen mà không cân nhắc năng lực thực tế. Kết quả là họ phải xử lý những công đoạn vượt khả năng, phát sinh chi phí ngoài dự tính hoặc rơi vào thế bị động khi có tranh chấp.
Chọn điều kiện phù hợp với năng lực của bạn
Nguyên tắc chọn Incoterms hợp lý là dựa trên năng lực và mức độ kiểm soát mà bạn muốn có. Doanh nghiệp mới, chưa quen với vận tải quốc tế, nên chọn điều kiện mà đối tác lo phần lớn khâu vận chuyển để giảm rủi ro cho mình. Ngược lại, doanh nghiệp có đội ngũ logistics mạnh và muốn chủ động kiểm soát chi phí có thể chọn điều kiện cho phép tự thu xếp vận tải và bảo hiểm để tối ưu giá thành.
Bên cạnh đó, hãy luôn ghi rõ địa điểm cụ thể đi kèm điều kiện, chẳng hạn nêu đích danh tên cảng hay kho, vì một điều kiện chung chung có thể gây tranh cãi về điểm chuyển giao thực tế. Đừng quên xác định rõ ai mua bảo hiểm và mức bảo hiểm tối thiểu để tránh khoảng trống trách nhiệm.
Tại Tâm Việt Logistics, chúng tôi tư vấn cho khách hàng lựa chọn điều kiện Incoterms phù hợp với từng lô hàng, từng thị trường và từng năng lực nội tại, đồng thời hỗ trợ triển khai đúng nghĩa vụ đã cam kết. Chọn đúng điều kiện giao hàng ngay từ khi đàm phán hợp đồng chính là bước phòng ngừa rủi ro rẻ nhất và hiệu quả nhất mà bất kỳ doanh nghiệp xuất nhập khẩu nào cũng nên coi trọng.